Manpower nutzt die Kompetenz der TROPPER DATA SERVICE AG bei der Digitalisierung der Personalakten

Die ManpowerGroup ist weltweit einer der führenden Anbieter innovativer Human Resources-Lösungen. Das Unternehmen ist an über 4.000 Standorten in 82 Ländern präsent. Mit den Tätigkeitsfeldern Arbeitnehmerüberlassung, Personalvermittlung, Recruitment Process Outsourcing (RPO) und Managed Service Provider (MSP) erwirtschaftete die ManpowerGroup Deutschland 2010 einen Umsatz von 596 Millionen Euro.

In Deutschland beschäftigt das Unternehmen an rund 200 Niederlassungen mehr als 22.000 Mitarbeiter, die überwiegend in Kundenunternehmen tätig sind. Mehr Informationen zu Manpower erhalten Sie unter www.manpower.deoder www.manpower.com.

Durch den geplanten Umzug der Manpower Zentrale von Frankfurt nach Eschborn im Mai 2011 sollten aus Platzgründen die Personalakten digitalisiert werden.

Bereits im Oktober 2010 haben die ersten Detailgespräche stattgefunden und die Entscheidung war recht schnell für TROPPER DATA SERVICE AG aufgrund des guten Preis-Leistungsverhältnis und der hohen Kompetenz gefallen.

Ende Dezember 2010 stellte die TROPPER DATA SERVICE AG verschließbare, vollflächig geschlossene, feuerfeste und bruchsichere Datenschutzkoffer am Standort der Manpower in Frankfurt zur Verfügung. Mitarbeiter der Manpower packten die Personalakten in die Datenschutzkoffer und übergaben eine Liste aller gepackten Personalakten (Personalnummer und Name) in elektronischer Form an die Projektleiterin der TROPPER DATA SERVICE AG, Frau Bettina Schlicht. Die elektronische Liste diente einmal zur Erstellung der sogenannten Barcode-Vorlaufblätter, die zur Aktentrennung und Indizierung der Akten herangezogen wurden und zur Vollständigkeitskontrolle der digitalisierten Daten.

Die gepackten Datenschutzkoffer wurden von der TROPPER DATA SERVICE AG durch eigene Fahrer und Transporter in Frankfurt abgeholt und zum Standort nach Leverkusen unter datenschutzgerechten Aspekten transportiert.

Die Akten wurden dort aus den Datenschutzkoffern entnommen und für das Scannen aufbereitet.

Die Personalakten wurden dann in chronologischer Reihenfolge doppelseitig mit einer Auflösung von 200 dpi s/w gescannt. Leere Rückseiten wurden mit elektronisch erkannt und aussortiert.

Die Indizierung erfolgte nach der Personalnummer und dem Namen des Mitarbeiters. Es erfolgte dann eine 100 % Qualitätskontrolle aller digitalisierten Images auf Vollständigkeit und Lesbarkeit. Dabei wurden die Originaldokumente 1 : 1 mit dem Image auf dem Bildschirm verglichen.

Die digitalisierten Daten wurden auf eine DVD kopiert, verschlüsselt und mit Passwort versehen. Die DVD wurde persönlich an die zuständige Projektleiterin der Manpower, Frau Silke Allendorf, übergeben, so dass die Daten in das Archivsystem der I.R.I.S AG importiert werden konnten.

Die physischen Dokumente wurden noch 3 Monate im Dokumentencenter der TROPPER DATA SERVICE AG zwischengelagert und danach nach BDSG vernichtet.

Insgesamt wurden ca. 9.600 Personalakten innerhalb von 3 Wochen verarbeitet.

„Die Zusammenarbeit mit TROPPER DATA SERVICE AG hat bestens funktioniert, das Unternehmen hat sich als zuverlässiger Partner erwiesen, der hohe Qualität zu einem attraktiven Preis bietet“, resümiert Frau Silke Allendorf, Projektleiterin der Manpower GmbH & Co. KG.