Posteingangsverarbeitung

Für viele Unternehmen stellt sich immer mehr das Problem der zunehmenden Datenmengen im Posteingangsbereich. Trotz zunehmender digitaler Kommunikation (e-mail, EDI etc.) gehen große Mengen wichtiger Daten nach wie vor über den traditionellen Postweg ein (Bestellungen, Rechnungen, Anträge, Verträge etc). Diese werden nach wie vor durch die klassische Poststelle bearbeitet, der jeweiligen Abteilung zur Verfügung gestellt und in der Regel durch den Sachbearbeiter manuell ins System eingepflegt. Ein Medienbruch, der Personalressourcen und den Informations- bzw. Bearbeitungsfluß verlangsamt.

Als IT-, Beratungs- und Servicedienstleister unterstützen wir Ihr Unternehmen ganzheitlich bei der Analyse, Konzeption, Umsetzung und dem Betrieb von optimierten Posteingangslösungen.

Lösung für „frühes Erfassen“

Als Dienstleister übernehmen wir alle Schritte, die für die Datenaufbereitung, Digitalisierung und Datenintegration notwendig sind.

• Vorsortierung nach Belegarten (Eingansrechnungen, Anträge, Verträge, vertraulich Post usw.)

• Entklammerung und Entheftung des Beleggutes

• Erste Prüfung nach § 14 des Umsatzsteuergesetzes

• Scannen der zu digitalisierenden Belege, weitere Bearbeitung der nicht zu digitalisierenden Belege

Es werden alle buchungsrelevantenDaten erfasst bzw. extrahiert

• bei Rechnungen ohne Bestellbezug > Lieferant, Beträge, Skonto usw.

• bei Bestellungen mit Bestellbezug > Artikel, Menge, Preis werden mit vorhandenen Daten abgeglichen

• ggf. manuelle Korrektur der ausgelesenen Daten

• Möglichkeit des Online-Clearings

• Übermittlung der ausgelesen Daten über eine Schnittstelle zur weiteren Verbuchung in Ihr System.

Ihr Vorteil

Sie profitieren von unserer Kernkompetenz in den Bereichen Digitalisierung, Auslesung und Klassifizierung Ihrer Dokumente.

• keine Bindung von Personalressourcen

• keine Kosten für Schulungsmaßnahmen

• planbare Kosten im Jahresverlauf

• Abfangen von Posteingangsschwankungen

• keine Investitionen und Kosten für zusätzliches technisches Equipment sowie dessen Service und Wartung

• Integration in bestehende ECM/DMS Anwendung

• Standortübergreifende Verarbeitungslösungen

• zeitnahe und effiziente Informationsversorgung im Innen und Außenverhältnis

• Backup- und Ausfallkonzepte

Nutzen Sie unsere Erfahrung als IT- und Dienstleistungsunternehmen, aus bereits etablierten Prozessen in der Projektierung. Gestalten Sie Ihren Posteingang effizienter und wirtschaftlicher. Ihre Rüstzeiten werden verringert und kalkulierbar.

Unsere Konzepte und Lösungen für „frühes Erfassen“ sind ausgerichtet auf Unternehmen, die Ihre Bearbeitungsprozesse weiter optimieren wollen  oder auch die sanfte Einführung eines ECM/DMS beabsichtigen.

Kundenspezifisch bieten wir unsere Leistungen an als

• Inhouse Lösung

• Geschäftsstellen Lösung

• verteilte Lösung

Wir unterstützen Sie und Ihr Unternehmen in allen Fragen der Posteingangsverarbeitung auch mit Lösungen für:

• "spätes Erfassen“

• Bestandsmigration