Im täglichen Bankbetrieb steigt die Dokumentenmenge stetig an. Die Bearbeitung von Kundenstammverträgen, Kontoverträgen, Sparbriefen, Aufträgen die meist noch in Papierform vorliegen, ist oft umständlich und zeitaufwendig.

All diese Dokumente wurden in der Regel an verschiedenen Arbeitsplätzen und in unterschiedlichen Abteilungen für die Beratung, Sachbearbeitung, den Kundenservice und Vorstand  benötigt. Die Gewärleistung der Vollständigkeit und Aktuallität der Dokumente war mit hohem Zeitaufwand verbunden.

Aufgabenstellung:

Der Einsatz eines Archivsystems und die Digitalisierung aller Kundenakten sollte einen direkten, kontrollierten Zugriff auf die Dokumente von jedem Arbeitsplatz und jeder Filiale aus ermöglichen. Die Aktuallität der Dokumente sollte gewährleistet werden und ein einheitlicher Aktenplan (EAP) sollte jederzeit einen schnellen Überblick auf alle Kundendokumente gewährleisten. Den hohen Sicherheitsanforderungen der VR Bank endprechend sollten die Dokumente langfristig und sicher abgelegt werden.

Die Bestandsmigration beinhaltete folgende Teilaufgaben für Tropper:

• Dokumentenworkshop
• Programmierung des Importschemas für FCMS
• Verpackungs- und Transportlogistik
• Dokumentenvorbereitung / Dokumentenvorsortierung
• Scannen
• Indexieren und Datenabgleich
• Dokumentenklassifikation entsprechend der Fiducia FCMS Nomenklatur
• Datenclearing (online und offline)
• On Demand Auskunft während der Verarbeitung (online und offline)
• Bildung der Restakte
• Datenträger für den Datenimport in das FCMS