Der EW Wasser GmbH unterhält im Auftrag für den Zweckverband Wasserversorgung und Abwasserentsorgung Obereichsfeld kundenspezifische Vorgangsakten (HAL-Akten) in Papierform. Die Sicherstellung einer schnell durchgängigen Sachbearbeitung im Ver- und Entsorgungsgeschäft, die damit verbundene Prozessoptimierung und die Erhöhung der Qualität in der Kundenbetreuung stand dabei im Vordergrund  des Zweckverbandes.

Aufgabenstellung:

Um dieses Ziel zu erreichen, sollten sämtliche HAL-Akten elektronisch erfasst werden. Insgesamt sollten ca. 21.500 Hängeregistraturordner gescannt und in das vorhandene System DOCUWARE importiert werden.  Alle s/w-Unterlagen sollten dabei im TIF-Format, farbliche Unterlagen im JPG-Format und großformatige Zeichnungen in einem komprimierten PDF-Format gespeichert werden.

Die Lösung beinhaltete folgende Teilaufgaben für Tropper:

- Datenschutzgerechter Transport/Lagerung/Behandlung  der Akten

- Erstellung von Datenvorblättern mit Barcode für die Indizierung der einzelnen Akten

- Aktenübernahme und Verarbeitungsvorbereitung

- Belegaufbereitung (Entheften, Entklammern, Fixieren von Heftnotizen etc.)

- Markieren der Dokumente mit farblichen Hervorhebungen (Zeichnungen, Lagepläne)

- Scannen von s/w-Belegen bis A3 im TIF-Format

- Scannen der Farbbelege bis A3 im JPG-Format

- Scannen der großformatigen Zeichnungen in ein komprimiertes PDF-Format

- Auslesen der Indexinformationen mit Stammdatenabgleich / Validierung

- „Elektronisches Heften“ jeder Einzelakte in chronologischer Abfolge

- Konfektionierung der Daten auf DVD und Import in DOCUWARE

- Rückheften der Belege in die Hängeregistraturordner gemäß entnommener Reihenfolge

- Warenein- und Ausgangskontrolle nach jeder Lieferung zwischen AN/AG

Während der gesamten Verarbeitung wurden die Akten „kontrollnummerbezogen“ geführt, so dass der Zugriff auf die Akten seitens des Zweckverbandes jederzeit sichergestellt war. Die Bereitstellung einer angeforderten Akte erfolgte auf elektronischem Weg.

Der Nutzen:

• Datensicherung
• schneller und sicherer Zugriff auf den Aktenvorgang
• gleichzeitiger Aktenzugriff mehrerer Sachbearbeiter
• Sicherstellung der kompletten Aktenunterlagen
• Vermeidung von Fehlablagen
• Bereinigung von Fehlablagen
• wesentliche Verbesserung der Vorgangsbearbeitung
• Steigerung des Kundenservice und der Kundenzufriedenheit